Une pratique professionnelle qui répond à des normes internationales

La mission de description s’appuie, depuis la fin du XX^e siècle, sur des travaux de normalisation à l’échelle internationale, à l’instar du catalogage pour les ouvrages de bibliothèque.

Les normes utilisées quotidiennement par les Archives nationales de France ont donc été élaborées par le Conseil international des Archives (ICA). 

Ce sont aujourd’hui les suivantes :

• ISAD(G) - Norme générale et internationale de description archivistique, dans sa 2^e édition publiée en 2000.
  Cette norme énonce des principes fondamentaux et des règles à respecter pour la description des archives, puis précise quelles données fournir pour les décrire. / / EAD 2002 ;
• ISAAR(CPF) - Norme internationale sur les notices d’autorité utilisées pour les Archives relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles, dans sa 2^e édition publiée en 2004.
  Cette norme spécifie les règles de description des personnes, familles et collectivités en rapport avec des archives et précise quelles données fournir pour les décrire.

Ces deux normes abstraites ont été transposées au début des années 2000 dans le langage informatique XML, sous la forme de DTD et schémas qui sont maintenus depuis leur première version par la Society of American Archivists, plus précisément aujourd’hui par le TS-EAS (Technical Subcommittee on Encoded Archival Standards), dont la responsable du Lab des Archives nationales est membre.

La politique actuelle des Archives nationales

Les Archives nationales utilisent, comme un grand nombre de services d’archives dans le monde, la DTD XML/EAD (Encoded Archival Description) 2002, qui est compatible avec ISAD(G), pour produire leurs instruments de recherche archivistique (actuellement environ 32 000 inventaires) qu’elles publient ensuite dans la salle de lecture virtuelle. 

Elles emploient également, pour la description des personnes, familles et collectivités qui ont créé ou accumulé les archives qu’elles conservent (actuellement environ 16 000 notices formant le référentiel des producteurs), le schéma XML/EAC-CPF (Encoded Archival Context for Corporate Bodies, Persons, and Families) dans sa version de 2010, qui est conforme avec ISAAR(CPF).

L’ICA a publié deux autres normes abstraites après ISAD(G) et ISAAR(CPF), pour la description des fonctions (ISDF) et des institutions de conservation des archives (ISDIAH), que les Archives nationales de France n’utilisent pas actuellement.

Évolution des normes et perspectives

Cependant, après plusieurs années de travail et deux premières versions de cette norme, le groupe d’experts pour la description archivistique de l’ICA (EGAD), créé en 2012 et chargé par l’ICA d’élaborer une nouvelle norme unique pour la description des archives, et dont la responsable du Lab des Archives nationales de France est membre exécutif depuis 2012, a publié, fin 2023, la version 1.0 de la norme Records in Contexts (RiC) (voir l’annonce ici). 

Cette norme, qui définit les entités d’intérêt dans l’univers des archives, leurs caractéristiques intrinsèques et les relations qui peuvent exister entre ces entités, étend et remplace les quatre précédentes normes de l’ICA, ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF et ISDIAH. Elle inclut notamment un modèle conceptuel abstrait (Records in Contexts-Conceptual Model ou RiC-CM) et une ontologie (Records in Contexts-Ontology ou RiC-O). Un manuel de mise en œuvre est actuellement en cours d’élaboration par le groupe EGAD.

La Mission référentiels des Archives nationales de France et, après sa suppression, le Lab ont commencé à travailler à la mise en œuvre de RiC dès 2016. 

Les travaux menés grâce au financement du ministère de la Culture et en partenariat avec plusieurs institutions culturelles et sociétés de service spécialisées dans le domaine des technologies sémantiques, incluent :

• la réalisation d’une preuve de concept qualitative (PIAAF) en février 2018 ; 
• la réalisation d’un logiciel open source de conversion des fichiers EAD et EAC-CPF des Archives nationales de France, RiC-O Converter  (version 1 publiée en 2020, version 2 en 2023, version 3 en cours de réalisation ) ;
• la production d’une version sémantisée des référentiels des Archives nationales de France en cours d’évolution et d’enrichissement (voir le projet référentiels sémantisés) ; 
• la mise en ligne, en juin 2022, de la première version d’un démonstrateur qui permet d’explorer et d’interroger en tant que graphe les métadonnées décrivant le tiers des archives des notaires de Paris (voir le projet Sparnatural). 

Ces travaux ont permis de montrer à la fois la faisabilité et le grand intérêt du ‘passage à RiC’, pour l’institution (dont les métadonnées, transformées en graphe d’entités liées, gagnent en précision, en qualité et peuvent être connectés à d’autres jeux de données) et pour le public (ces métadonnées sont plus facilement exploitables). 

Les jeux de données et l’expertise acquise ont aussi permis aux Archives nationales de France de participer très activement aux projets de recherche Alegoria et Oresm. Les référentiels sémantisés seront aussi utilisés pour la 2^e phase du projet NER4Archives.

Les Archives nationales de France ont présenté à maintes reprises, en France et à l’étranger, RiC ou leurs projets de mise en œuvre de RiC et ont publié plusieurs articles à ce sujet. Elles ont organisé plusieurs événements autour de RiC, tels que la journée d’étude sur les métadonnées archivistiques en transition de janvier 2020 et une série de webinaires de présentation de RiC-CM et RiC-O 0.2 à l’automne 2021. 

La journée d’étude internationale sur les premières implémentations de RiC, organisée le 15 novembre 2023, (en savoir plus) a montré que de nombreux projets d’implémentation à grande échelle, de réalisation d’outils logiciels et de mise en œuvre pour la recherche sont en cours dans le monde.