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Décrire les archives

Qu'est-ce que la description archivistique ?

Si les archives sont un trésor, la clé du coffre est constituée par leurs instruments de recherche, inventaires, fichiers et autres index qui les décrivent et donnent accès à la connaissance du  contenu des documents. Dans le vocabulaire du numérique, les données sont décrites par leurs métadonnées. La question est d'importance : comment décrire des ressources pour qu'elles soient trouvées ?

Des normes et standards internationaux
Cette mission de description, consubstantielle à l'activité d'archivage, a pris toutes sortes de forme au long des siècles, et relève d'une normalisation internationale, à l'instar du catalogage pour les ouvrages de bibliothèque. Les normes précisent la nature des informations à renseigner pour décrire avec complétude les archives ; elles ont été transposées dans le langage informatique XML, qui comprend une syntaxe de balises spécialement conçue pour la description structurée des archives, les standards internationaux XML-EAD (encoded archival description) et XML-EAC (encoded archival context).
Les normes, règles et préconisations générales sont à retrouver sur le portail national des archives

La pratique aux Archives nationales
Les Archives nationales ont choisi d'harmoniser leurs pratiques en produisant depuis la fin des années 2000 leurs inventaires essentiellement sous forme de fichiers répondant à ces standards d'encodage. C'était répondre également à une exigence d'interopérabilité entre institutions décrivant des fonds d'archives, afin d'unifier l'accès des internautes aux ressources de cette nature. Elles ont élaboré une déclinaison de la DTD EAD propre à leurs besoins.
Télécharger la DTD EAD des Archives nationales

La description des documents dans les inventaires
Les Archives nationales ont élaboré un guide pour aider les rédacteurs des inventaires : le Manuel de l'utilisateur pour la rédaction des instruments de recherche dans le système d'information archivistique (SIA), version 1, 2015.
Ce document explicite la manière de formuler les informations dans les différentes zones de l'instrument de recherche, balise par balise. Il précise des règles de description, le rôle et l'utilisation des éléments ainsi que la manière d'y inscrire les informations.
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La description des personnes et organismes producteurs des fonds d'archives
Un fonds d'archives se définit comme un ensemble de documents ou de données émanant d'une personne, d'une famille ou d'un organisme qui l'a créé dans le cadre de son activité. Il est donc fondamental d'éclairer le contenu des archives par la description de leur producteur. Les Archives nationales ont créé à cet effet un référentiel réunissant les notices, minimales ou plus riches, décrivant les producteurs à l'origine de leurs fonds. Elles ont élaboré également un Manuel à l'usage des rédacteurs de ces notices.
 

L'indexation des inventaires et des notices de producteurs
Les Archives nationales disposent également d'un certain nombre de référentiels d'indexation, mais qui ne sont pas utilisés de façon systématique. Ces indexations permettent de retrouver plus facilement une information juste dans un inventaire.
La présentation détaillée de ces référentiels a fait l'objet d'un rapport, « l'indexation dans le SIA », en 2013.
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