En primer lugar, las instituciones prestatarias se comprometen a:

• respetar las condiciones de préstamo de la Misión de Préstamos para Exposiciones,  redactadas conforme a las normas internacionales de seguridad y conservación exigidas para documentos de archivo, documentos gráficos y  fotografías;
• completar el formulario informativo correspondiente.

Preparación de la solicitud

Antes de formular la solicitud de préstamo, se invita a los solicitantes  a precisar y terminar su selección de documentos.

La identificación de los documentos debe realizarse en la sala de lectura virtual. También se ofrece asistencia para la investigación a través del espacio personal.

De ser necesario, los comisarios pueden solicitar una cita con los responsables de los fondos solicitados. La misión de préstamos les facilitará los contactos.

Cualquier solicitud incompleta podrá retrasar su tramitación por parte de la misión de préstamos.

Procedimiento de solicitud

La carta oficial de solicitud de préstamo debe dirigirse a la Directora de los Archivos Nacionales, exclusivamente por correo postal, con una antelación mínima de nueve meses respectoa la fecha de apertura de la exposición:

Archives nationales
Madame Marie-Françoise Limon-Bonnet
Directrice des Archives nationales
59, rue Guynemer,
Pierrefitte-sur-Seine,
93383 Saint-Denis CEDEX

Contenido de la solicitud

La solicitud debe incluir:

• el nombre de la institución solicitante del préstamo;
• el título de la exposición;
• las fechas (o, al menos, la duración si el calendario aún no es definitivo);
• el lugar de la exposición;
• el nombre del responsable del proyecto;
• la sinopsis de la exposición;
• la lista definitiva de los documentos con sus signaturas.

En el caso de documentos encuadernados o en legajo, deberán especificarse los folios que se presentarán;

• el interés de los documentos en relación con el tema de la exposición;
• los números de teléfono y correos electrónicos de los contactos pertinentes.

Examen de la solicitud

La solicitud oficial se transmite posteriormente a la Misión de préstamos para exposiciones para su tramitación.

La autorización de préstamo se somete primero a la opinión de los responsables de los fondos afectados y, posteriormente, a la de una comisión de préstamos que se reúne cada dos meses.

Se envíara al solicitante una carta de aprobación por correo postal, acompañada de la lista de los documentos con su valor de seguro.

La carta de aprobación, junto con las condiciones de préstamo firmadas por el prestatario, constituye el contrato de préstamo.

En caso de dictamen desfavorable, se envía al prestatario una carta de denegación motivada.

Gastos a cargo del prestatario

• Enmarcado y montaje*.
• Restauración, de ser necesaria.
• Seguro de las piezas prestadas.
• Embalaje, transporte por una empresa especializada e instalación.
• Alojamiento, transporte y dietas del correo acompañante.

Nota
El montaje y la restauración de los documentos son realizados por los talleres de los Archivos Nacionales tras la aceptación de un presupuesto.

Reproducción

Las reproducciones de los documentos prestados son hechas sistemáticamente en el marco de un préstamo. Pueden ser transmitidas por la Misión de Préstamos.

Las solicitudes de reproducción de documentos que no sean objeto de un préstamo material deben hacerse  a través del formulario en línea de la sala de lectura virtual.