Tout d’abord, les institutions emprunteuses s’engagent à :
•    respecter le cahier des charges de la mission des prêts aux expositions. Il est rédigé en conformité avec les normes de sécurité et de conservation internationales exigées pour les documents d’archives, les documents graphiques et photographiques ;
•    compléter une fiche de renseignements.

Préparation de la demande

Avant de formuler la demande de prêt, les emprunteurs sont invités à préciser et à mettre au point leur sélection de documents.
Les repérages de documents doivent être effectués sur la salle de lecture virtuelle. Une aide à la recherche est également proposée via l’espace personnel.
Le cas échéant, les commissaires peuvent prendre rendez-vous avec les responsables des fonds sollicités. Les contacts leur seront communiqués par la mission des prêts.
Toute demande incomplète pourra retarder son instruction par la mission des prêts.

Procédure de demande

La lettre officielle de demande de prêt doit être adressée au directeur des Archives nationales, par courrier postal exclusivement, au moins six mois avant la date d’ouverture de l’exposition :

Archives nationales
Monsieur Bruno Ricard
Directeur des Archives nationales
59, rue Guynemer
90001
93380 Pierrefitte-Sur-Seine

Contenu de la demande

La demande doit comporter :
•    le nom de l’institution sollicitant les prêts ;
•    le titre de l’exposition ;
•    les dates (ou, tout au moins, la durée si le calendrier n’est pas encore définitif) ;
•    le lieu de l’exposition ;
•    le nom du responsable du projet ;
•    le synopsis de l’exposition ;
•    la liste définitive des documents avec leurs cotes.
Pour les documents reliés ou en liasse, les folios qui seront présentés doivent être précisés ;
•    l’intérêt des documents au regard de l’exposition ;
•    les coordonnées téléphoniques et les courriels des contacts utiles.

Examen de la demande

La demande officielle est ensuite transmise à la mission des Prêts aux expositions pour instruction.
L’accord de prêt est d’abord soumis à l’avis des responsables des fonds concernés puis à celui d’une commission des prêts qui se tient tous les deux mois.

Une lettre d’accord est envoyée à l’emprunteur par courrier postal accompagnée de la liste des documents avec leur valeur d’assurance.
La lettre d’accord, avec le cahier des charges signé par l’emprunteur, constitue le contrat de prêt.

En cas d’avis défavorable, une lettre de refus motivée est envoyée à l’emprunteur.

Frais à la charge de l’emprunteur

•    Encadrement et montage*.
•    Restauration le cas échéant.
•    Assurance des pièces prêtées.
•    Emballage, transport par une société spécialisée et installation.
•    Hébergement, transport et indemnités journalières du convoyeur.

Note
* Le montage et les restaurations de documents sont effectués par les ateliers des Archives nationales après acceptation d’un devis.

Reproduction

Les reproductions des documents réalisées systématiquement dans le cadre d’un prêt peuvent être transmises par la mission des prêts.
Les demandes de reproduction de documents ne faisant pas l’objet d’un prêt matériel s’effectuent sur le formulaire en ligne de la salle de lecture virtuelle.