Collecter
La collecte consiste à faire entrer aux Archives nationales les fonds ou les ensembles d’archives qui doivent ou méritent d’y être conservés pour la documentation historique de la recherche.
La collecte des archives aux Archives nationales résulte d’un processus qui implique de nombreux acteurs. Il n’y a rien d’automatique dans cette « fabrique » des archives, qui ne consiste pas uniquement à transférer des dossiers, des cartons ou des fichiers informatiques depuis les lieux où ils ont été produits.
Les Archives nationales doivent assurer la conservation et l’accès à ces archives, qualifiées d’archives « historiques » ou « définitives » par leur entrée même aux Archives nationales, sans limitation dans le temps.
De ce fait, il faut aussi gérer leur état matériel et rassembler ou créer tous les éléments de description qui permettront ensuite au public de les retrouver parmi tous les autres documents déjà conservés.
La collecte des archives publiques
En général, cette collecte répond à des normes et règles qui sont disponibles sur le portail national France Archives (en savoir plus). Depuis 2015, il est obligatoire de vérifier que les fonds qui entrent aux Archives nationales ne sont pas contaminés par de l’amiante.
Pour la collecte des archives publiques des administrations centrales, les Archives nationales interviennent, aux côtés du Service interministériel des Archives de France (Siaf) et des « missions » ou services d’archives implantés directement dans les ministères, pour accompagner la préparation et effectuer la prise en charge matérielle et intellectuelle des archives qui leur sont confiées.
Plusieurs services des Archives nationales entrent alors en jeu. Les Archives nationales collectent tous types d’archives, de nature publique ou privée, et sur tous supports : papier, numérique, photographique, cartographique, audiovisuel…
À savoir
Lors des collectes, plusieurs services des Archives nationales entrent en jeu. Les acteurs principaux sont le département concerné de la direction des Fonds et le service des Entrées et de la Régie des fonds de la direction du Numérique et de la Conservation.
Selon les cas, ils sont assistés par les missions spécialisées de la direction des Fonds – quand sont concernées des cartes et plans, des photographies ou des documents audiovisuels – ou par le département de l’Administration des données de la de la direction du Numérique, si la collecte porte sur des données ou documents numériques.