Les grands principes de la pérennisation

Le Manuel de préservation numérique de la Cellule nationale de veille sur les formats (CNVF) décrit, en 2019, la pérennisation comme une « série d’activités jugées nécessaires pour garantir un accès continu aux objets numériques aussi longtemps que nécessaire […] au-delà des limites de la défaillance des médias ou des changements technologiques et organisationnels ».

Cette garantie d’accès repose sur plusieurs objectifs :

• Assurer la lisibilité des données : conserver les données sur des supports durables et migrer les données présentes sur des supports fragiles (disquettes, disques-durs, clés USB, etc.)
• Assurer l’intelligibilité des données : conserver la capacité de lire les fichiers numériques dans l’ensemble des formats conservés et convertir dans un autre format si nécessaire afin de conserver au plus proche la mise en forme d’origine, et à défaut le seul contenu informationnel
• Assurer l’intégrité : les fichiers ne doivent pas avoir été modifiés depuis leur versement
• Assurer l’authenticité : les originaux numériques sont conservés tant que possible et les opérations de pérennisation effectuées sont toujours documentées

De façon plus générale, la pérennisation est une partie intégrante de la politique d’archivage en guidant les choix archivistiques. En permettant de traiter la plus grande variété de formats, elle assure la conservation et la valorisation des productions numériques dans toute leur richesse.

La mise en œuvre de la pérennisation aux Archives nationales

La pérennisation est mise en œuvre par le Département de l’administration des données (DAD) et s’applique sur l’ensemble des archives nativement numériques versées aux Archives nationales.

En amont des versements, les équipes du Département interviennent, sur sollicitation, en appui des services versants afin de récupérer des données depuis des supports anciens et pour permettre l’accès au contenu des fichiers dans des formats rares ou de manipulation difficile afin que l’analyse archivistique soit assurée.

Au moment des versements, les données font l’objet d’une analyse en matière de pérennisation à l’aide d’une identification automatisée des formats reposant sur le référentiel international PRONOM. Ces formats sont comparés avec la politique des formats de l’institution ; les formats absents de la politique font l’objet de procédures particulières, pouvant inclure des analyses en amont du versement.

À l’issue des versements, les archives font l’objet d’une analyse de lisibilité et d’intelligibilité afin d’identifier les fichiers problématiques et proposer des résolutions (documentation, correction, conversion, extraction, etc.)

La garantie d’intégrité des fichiers est assurée par l’usage du standard d’archivage électronique SEDA et de la solution d’archivage électronique Vitam. Les fichiers sont identifiés unitairement et leur empreinte calculée au moment du versement est conservée, assurant l’absence de modification du fichier depuis son entrée.

La politique des formats

La politique des formats repose sur l’expérience acquise par les Archives nationales au cours du temps. Chaque format rencontré fait l’objet d’une analyse reposant sur des référentiels reconnus (base Pronom, Archive Team, Library of Congress, etc.) et sur des tests réalisés directement sur les fichiers.

Une fois par an, une révision est opérée afin d’intégrer à la politique définitive les nouveaux formats pour lesquels un niveau d’engagement peut être déterminé ou revoir les niveaux de ceux déjà présents dans la politique. Il existe trois niveaux d’engagement sur les formats :

• Les formats « favorisés » que les Archives nationales reconnaissent comme étant les plus faciles à pérenniser. Les missions des archives au sein des ministères, en charge de la collecte, doivent inciter les producteurs à favoriser ces formats ;
• Les formats « acceptés » qui sont collectés et conservés en l’état, sans engagement sur leur maintenabilité dans le temps. Pour certains formats, les archives peuvent être soumises à des obligations de traitement afin de favoriser leur pérennisation ;
• Les formats « refusés » qui ne sont pas collectés en raison de l’absence de valeur juridique ou d’intérêt historique, ou dont le caractère propriétaire empêche toute pérennisation.

Enfin, des formats complexes et régulièrement problématiques font systématiquement l’objet d’analyses au cas-par-cas afin de déterminer les actions à réaliser.