Organisation des fonds 

La cote, référence indispensable !

Chaque unité de conditionnement (boîte, carton, registre, microfilm, etc.) a une cote. Cette référence leur sert d’identifiant unique.

Cette cote – sous forme de lettres, de chiffres ou de signes – permet de classer les documents d’archives, de les retrouver dans les magasins de conservation et de les communiquer au public.

Elle est indispensable pour la commande et la réservation. Son libellé doit être soigneusement respecté. 

Le cadre de classement 

Les archives antérieures à 1975 sont classées par grand type d’administration ou d’établissement (« producteur d’archives ») et cotées selon un cadre de classement composé de lettres allant de A à Z et de AA à ZZ.

Les archives des administrations ou institutions publiques sont toutes classées dans ce cadre alpha-numérique. Seule la sous-série AP comprend les archives privées.

Une cote du cadre de classement se compose :

• d’une lettre (série),
• suivie d’un chiffre (sous-série),
• puis d’un numéro de carton ou de registre.
   

Par exemple, la cote F/21/5284 correspond à :

•  série F pour archives des ministères et administrations ;
• sous-série F/21 pour archives de l’administration des Beaux-Arts ;
• F/21/5284 pour le 5 284^e carton de la sous-série F/21.

La cotation continue

À partir de 1976, les archives publiques sont classées par année de versement (cote continue). 
Elles sont désignées par :

• un numéro de versement à 8 chiffres (l’année suivie du rang du versement);
• puis par un numéro de carton.

Par exemple, 20130510/1 correspond au premier carton du 510^e versement arrivé aux Archives nationales, en 2013.

Salle de lecture virtuelle

La salle de lecture virtuelle est une plateforme des Archives nationales. Elle héberge la plupart des instruments de recherche relatifs aux archives conservées par les sites de Paris et de Pierrefitte-sur-Seine, quel que soit leur support : parchemin ou papier, photographie, support numérique, microfilms. 

La salle de lecture virtuelle est régulièrement enrichie de nouveaux inventaires et de nouvelles images.

Grâce à la salle de lecture virtuelle, vous pouvez :

• vous orienter dans les fonds d’archives conservés aux Archives nationales ;
• accéder à votre espace personnel pour toutes les démarches à distance. 
  ⇒ Accès à droite dans la barre supérieure, cliquer sur « Espace personnel - Me connecter ».

Que peut-on faire en salle de lecture virtuelle ?

• Interroger plus de 31 000 inventaires décrivant les fonds.
•  Interroger et consulter 13 millions d’images d’archives numérisées.
• Consulter les fiches d’aide à la recherche thématique.
• Interroger les notices et visualiser les dossiers numérisés des bases :
  • Leonore (dossiers de titulaires de la Légion d’honneur - 1800-1976) ;
  • Arcade (achats d’œuvres d’art par l’État - 1800-1969) ;
  • Archim (florilège d’images numérisées de documents emblématiques).
• Interroger plus de 15 000 notices définissant les entités (organismes, personnes) d’où proviennent les archives.
• Consulter à distance et télécharger des inventaires et des fonds d’archives numérisées librement communicables, mais non diffusables sur Internet en raison de la présence de données à caractère personnel. 
  ⇒ S’informer sur la connexion à l’accès sécurisé à distance des Archives nationales.

Pour vos démarches à distance, la salle de lecture virtuelle comprend un espace personnel. Il permet de :

• sélectionner et sauvegarder vos recherches ;
• réserver un document à l’avance pour consultation ;
• sur place, le jour même, faire des commandes du jour pour consultation ;
• demander une autorisation de consultation si la communication est soumise à conditions ;
• demander une aide à la recherche;
• demander la reproduction d’un document.

La création d’un espace personnel vous préinscrit. Elle peut se transformer en inscription en venant sur l’un des sites des Archives nationales.